PROCUREMENT

Procurement

Es una (Expresión anglosajona que significa procuración electrónica, algunas veces también conocida como Directorio de Proveedores).

E-Procurement es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control  de productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales características se puede mencionar la utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet.

 Según otro artículo encontrado lo define como la compra y venta de suministros, trabajo y servicios negocio-a-negocio, negocio-a-consumidor o negocio-a-gobierno a través de Internet, también como otros sistemas de información y conexiones de redes, tales como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés, Electronic Data Interchange) la Planificación de Recursos Empresariales (En inglés, Enterprise Resource Planning ó ERP).

Funciones del departamento de e-Procurement

Es el responsable de manejar y administrar las actividades de compra de una organización. Existen dos tipos de compra o dos tipos de departamentos de Procurement:

·         Modelo Centralizado: en este todos lo requerimientos y compras de materias primas, suministros y servicio están dirigidas y aprobadas y centrados en este departamento.

·         Modelo Descentralizado: sucursales independientes administran su proceso de compra.

Sin importar que tipo de modelo se utilice, el departamento de Procurement es sujeto a más revisión y escrutinio que cualquier otro proceso para reducir  las posibilidades de fraudes y robos. El departamento es monitoreado por el departamento de contaduría y las auditorías internas.

Un ejemplo de de una organización con un impresionante desempeño en su departamento de Procurement  es Sony Corporation.

Ventajas

Son las siguientes:

·         Tiene la ventaja de tomar el manejo de cadena de suministros al siguiente nivel.

·         Provee información en tiempo real al vendedor con respecto al estatus de las necesidades de los clientes. Por ejemplo, Un vendedor puede tener un acuerdo con un cliente para embarcar automáticamente materiales cuando el nivel de existencias del cliente alcance un punto bajo, esto evita la necesidad de que el cliente pida el abastecimiento correspondiente.

·         Permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables.

·         Permite el  ahorro de recursos, un mejor nivel de información y mayor integración cliente-proveedor.

·         El acceso desde cualquier punto en donde exista servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las instalaciones de la empresa.

·         Cuenta con acceso restringido al personal que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar información; esto es muy importante para mantener la protección a la información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones negocio a negocio.

Existen siete principales tipos de e-Procurement:

1. ERP basada en Web (Web base ERP): crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes de compra y recibir mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada en la tecnología de Internet.

2. e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance, Repair and Overhaul]): Lo mismo que la ERP basada en Web, excepto que los bienes y servicios ordenados son suministros de MRO no relacionados a productos.

3. e-sourcing (e-perfilación): Identificar nuevos proveedores para una categoría específica de requerimientos de compra usando tecnologías de Internet.

4. e-tendering (e-licitación): Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir las respuestas de los mismos, usando tecnologías de Internet.

5. e-reverse auctioning (e-subasta revertida): Usar tecnologías de Internet para comprar bienes y servicios de un número de proveedores conocidos o desconocidos.

6. e-informing (e-información): Reunir y distribuir información de operaciones tanto de cómo para entidades internas y externas usando tecnologías de Internet.

7. e-marketsites (e-sitios mercantiles): Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor. Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes compra y procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y sistemas financieros de compradores.

Definición  de Abastecimiento.

Es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa, aplicándose muy especialmente cuando ese sujeto económico es una ciudad. Cuando es un ejército se le suele aplicar el nombre de intendencia.

También se puede decir que el proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:

·         Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.

·         Determinación correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeación de envío.

·          sostenimiento de inventarios.

Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologías de información.

La cadena de Abastecimiento (Supply Chain), incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final. Pero, para que dicho flujo sea óptimo, también debe fluir información en toda la cadena y, lógicamente, para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible para así satisfacer al cliente final.

La gestión de la cadena de abastecimiento (Suply Chain Management) es la integración de todas las actividades mencionadas anteriormente a través de una relación entre todos los componentes de la cadena utilizando la tecnología disponible y permitiendo que cada uno genere competitividad y ganancias.